Zarząd Ekonomiczny Szkół Gminy Łomża

I. Zamawiający:
Zarząd Ekonomiczny Szkół Gminy Łomża
Ul. M. Skłodowskiej-Curie 1a
18-400 Łomża
Tel. (86) 216- 58-36
II. Opis przedmiotu zamówienia:
Zamówienie składa się z 4 części i dotyczy:
Część 1 - Pełnienia funkcji koordynatora projektu,
Część 2 - Pełnienia funkcji asystenta koordynatora projektu,
Część 3 - Realizacji obsługi prawnej wykonywanej przez radcę prawnego/adwokata, w tym sporządzanie opinii i porad prawnych na potrzeby realizacji zadań projektu „W przyszłość bez obaw”,
Część 4 - Psycholog.
Wykonawcy zostaną zatrudnieni na podstawie umów cywilno – prawnych, tj. umowy – zlecenia.
Realizacja zadań zaplanowanych w projekcie odbywać się będzie w PG nr 9 w Łomży po zakończeniu obowiązkowych zajęć edukacyjnych uczniów od poniedziałku do piątku oraz w czasie weekendów zgodnie z harmonogramem zatwierdzonym przez Zamawiającego oraz zgodnie z założeniami projektu, doborem grupy docelowej i specyfiką funkcjonowania szkoły. Wniosek projektu: „W przyszłość bez obaw” (do wglądu w siedzibie Zamawiającego).
Okres wykonywania usługi:
1. Od momentu podpisania umowy zlecenia do 31 lipca 2013 r.
a) Koordynator zobowiązuje się do pracy w wymiarze 30 godz. zegarowych miesięcznie w Biurze Projektu znajdującym się w Publicznym Gimnazjum nr 9 im. Rodziny Lutosławskich w Łomży, co zostanie poświadczone miesięczną kartą czasu pracy.
b) Asystent koordynatora zobowiązuje się do pracy w wymiarze 20 godz. zegarowych miesięcznie w Biurze Projektu znajdującym się w Publicznym Gimnazjum nr 9 im. Rodziny Lutosławskich w Łomży, co zostanie poświadczone miesięczną kartą czasu pracy.
c) Osoba pełniąca obsługę prawną projektu zobowiązuje się do pracy w wymiarze 40 godz. zegarowych od dnia podpisania umowy do 31 lipca 2013 r., co zostanie poświadczone miesięczną kartą czasu pracy.
2. Od momentu podpisania umowy zlecenia do 27 czerwca 2013 r.
a) Psycholog zobowiązuje się do zorganizowania opieki psychologicznej dla 91 uczniów objętych wsparciem w projekcie „W przyszłość bez obaw” – około 57,5 godz. w 2012r., około 79 godz. w 2013r., łącznie 136,5 godz. w roku szkolnym 2012/2013. Średnio 1,5 godz./1os. z możliwością przesunięcia czasu pracy na innego ucznia w zależności od indywidualnych potrzeb. W uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu wcześniejszej zgody Zamawiającego będzie można dokonać przesunięcia liczby godzin zaplanowanych do realizacji w poszczególnych latach.
Opis stanowisk pracy:
Do zadań osoby zatrudnionej na stanowisku koordynatora będzie należało:
1. Całościowe zarządzanie projektem.
2. Koordynacja pracy personelu projektu i wykonawców zewnętrznych.
3. Nadzór nad częścią merytoryczną i formalną projektu.
4. Zatwierdzanie sprawozdań i wniosków o płatność.
5. Bieżące (raz na miesiąc) sprawdzanie frekwencji uczniów na zajęciach i podejmowanie działań zaradczych w przypadku dużej absencji.
6. Kontakt z pracownikami projektu i pomoc w rozstrzyganiu kwestii problematycznych związanych z projektem.
7. Ścisła współpraca z Dyrektorem Szkoły i wykonawcami usług edukacyjnych.
8. Prowadzenie dokumentacji personelu projektu.
9. Nadzór i archiwizowanie całości dokumentacji z realizacji projektu zgodnie z wytycznymi PO KL.
10. Zabezpieczenie dokumentacji projektu po zakończeniu realizacji.
11. Sprawdzanie kwalifikowalności wydatków zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
12. Opracowywanie i zatwierdzanie dokumentów projektowych: regulaminów, procedur itp.
13. Współpracy z Instytucją Pośredniczącą w zakresie realizacji projektu (bieżące kontakty, udzielanie wyjaśnień, przygotowywanie dokumentacji na potrzeby kontroli).
14. Promowanie projektu i upowszechnianie osiągniętych rezultatów zgodnie z dokumentacją programową, umową oraz wnioskiem projektowym w okresie od października 2012r. do lipca 2013 r.
15. Dokonywanie zakupów w ramach projektu.
16. Analiza danych dotyczących zakładanych we wniosku wskaźników, nadzór nad ich osiąganiem zgodnie z założeniami wniosku o dofinansowanie projektu.
17. Obecność podczas kontroli projektu, również po zakończeniu realizacji projektu (do dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową projektu).
18. Znajomość i przestrzeganie procedur związanych z PZP i zgodności realizacji projektu z wytycznymi PO KL na lata 2007-2013, KC i KP oraz wykonywanie innych zadań wynikających z potrzeby prawidłowego zrealizowania projektu.
19. Znajomość i przestrzeganie procedur dotyczących ochrony danych osobowych.
20. Zachowanie w bezwzględnej tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych w trakcie realizacji projektu, a w szczególności takich, które stanowią bądź mogą stanowić tajemnicę służbową i handlową.

Do zadań osoby zatrudnionej na stanowisku asystenta koordynatora będzie należało:
1. Przygotowanie treści formularza rekrutacyjnego, organizacja rekrutacji uczestników projektu i ustalenie grup zajęciowych w porozumieniu z dyrektorem gimnazjum.
2. Opracowanie materiałów merytorycznych i metodycznych projektu: dzienników zajęć, list obecności, kart pracy personelu zarządzającego i merytorycznego.
3. Analiza danych dotyczących zakładanych we wniosku wskaźników, nadzór nad ich osiąganiem zgodnie z założeniami wniosku o dofinansowanie projektu.
4. Współpraca z koordynatorem projektu, dyrektorem szkoły oraz wykonawcami usług edukacyjnych.
5. Udzielanie informacji o projekcie nauczycielom i dyrektorowi szkoły oraz uczniom i ich rodzicom.
6. Bieżące (raz na miesiąc) sprawdzanie dzienników zajęć pod kątem prawidłowego wypełniania i frekwencji uczniów.
7. Sprawdzanie kwalifikowalności wydatków zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
8. Prowadzenie korespondencji dotyczącej projektu.
9. Znajomość i przestrzeganie obowiązujących wytycznych PO KL na lata 2007-2013.
10. Znajomość i przestrzeganie procedur dotyczących ochrony danych osobowych.
11. Prowadzenie bazy PEFS.
12. Współpraca z Instytucją Pośredniczącą w zakresie realizacji projektu (bieżące kontakty, udzielanie wyjaśnień, przygotowywanie dokumentacji na potrzeby kontroli).
13. Sprawozdawczość projektu w części merytorycznej oraz współpraca z księgową w części finansowej.
14. Obecność podczas kontroli projektu, również po zakończeniu realizacji projektu (do dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową projektu).
15. Przestrzeganie procedur związanych z realizacją projektu i wykonywanie innych zadań wynikających z potrzeby prawidłowego zrealizowania projektu.
16. Zachowanie w bezwzględnej tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych w trakcie realizacji projektu, a w szczególności takich, które stanowią bądź mogą stanowić tajemnicę służbową i handlową.
17. Dbanie o oznakowanie szkoły i sal lekcyjnych zgodnie z wytycznymi dostarczonymi przez Zleceniodawcę.

Do zadań osoby zatrudnionej na stanowisku osoby pełniącej obsługę prawną projektu będzie należało:
1. Obsługa prawna projektu w zakres, której wchodzi w szczególności:
 udzielanie porad i konsultacji prawnych,
 sporządzanie pism,
 sporządzanie opinii prawnych,
 reprezentowanie na podstawie każdorazowo udzielanego pełnomocnictwa z prawem substytucji, w sprawach przed sądami we wszystkich instancjach, organami egzekucyjnymi, organami administracji publicznej, urzędami oraz w stosunkach z innymi osobami prawnymi i fizycznymi,
 opiniowanie i sporządzanie umów,
 opiniowanie dokumentacji zlecania usług zgodnie z zasadą konkurencyjności.
2. Wykonywanie innych czynności pozwalających na prawidłowy przebieg realizacji projektu „W przyszłość bez obaw”.

Do zadań osoby zatrudnionej na stanowisku psychologa będzie należało:
1. przygotowanie propozycji harmonogramu spotkań z uczniami przed ich rozpoczęciem, w odniesieniu do całości zamówienia i przedstawienia jego dyrektorowi gimnazjum. Terminy zajęć nie mogą kolidować czasowo ze szkolnym planem nauczania.
2. przygotowanie testów do diagnozy uczniów stosownie do grupy uczniów,
3. opracowanie programu dopasowanego do potrzeb grupy uczniów objętych wsparciem,
4. opracowanie i przygotowanie materiałów dydaktycznych dla uczestników projektu,
5. opracowanie wzoru i prowadzenie kart spotkań ucznia z psychologiem potwierdzających przeprowadzenie konsultacji i obecność na nich ucznia,
6. zdiagnozowanie zaburzonych funkcji ucznia na pierwszym spotkaniu oraz dokonanie oceny efektywności pracy z uczniem w czasie konsultacji na zakończenie projektu,
7. oznakowanie wypracowanych materiałów logotypami zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznakowania w projektach POKL (m.in.: programu nauczania, materiałów dydaktycznych),
8. systematyczne wpisywanie tematów konsultacji w dzienniku,
9. dostarczanie koordynatorowi najpóźniej ostatniego dnia roboczego miesiąca oryginalnych kart spotkań ucznia z psychologiem oraz miesięcznej karty czasu pracy,
10. zapoznanie się z materiałami informacyjnymi, promocyjnymi, merytorycznymi i metodycznymi projektu oraz wnioskiem o dofinansowanie projektu POKL „W przyszłość bez obaw”,
11. wymiana doświadczeń z Koordynatorem projektu, na temat skuteczności i efektywności działań oraz sprawności organizacyjnej projektu,
12. bieżące (w terminie 1 dnia od wystąpienia zdarzenia) informowanie Koordynatora o nie zgłoszeniu się ucznia na zaplanowane konsultacje,
13. przestrzeganie przepisów BHP i przepisów przeciwpożarowych w czasie realizacji przedmiotu zamówienia,
14. dokumentowanie własnych działań w sposób określony przez Koordynatora projektu,
15. udział w kontrolach dotyczących realizacji projektu w zakresie realizacji zadań merytorycznych.
IV. Warunki umowy, które spełnić musi każdy składający ofertę:
Na stanowisko koordynatora projektu:
Wymagane kwalifikacje i doświadczenie:
1. Wykształcenie wyższe (kopia dyplomu).
2. Co najmniej 5-letnie doświadczenie w pracy na stanowisku kierowniczym lub menażerskim (świadectwo pracy lub zaświadczenie pracodawcy)
3. Kurs kwalifikacyjny z organizacji i zarządzania oświatą (kopia świadectwa ukończenia kursu kwalifikacyjnego).
4. Doświadczenie w realizacji projektów finansowanych ze środków EFS lub za środków innych instytucji (kopia zaświadczenia).
Na stanowisko asystenta koordynatora projektu:
Wymagane kwalifikacje i doświadczenie:
1. Wykształcenie wyższe (kopia dyplomu).
2. Doświadczenie w realizacji projektów finansowanych ze środków EFS lub ze środków innych instytucji (kopia zaświadczenia).
Na stanowisko osoby pełniącej obsługę prawną projektu:
Wymagane kwalifikacje i doświadczenie:
1. Wykształcenie prawnicze (poświadczona za zgodność z oryginałem przez kandydata kopia zaświadczenia o wpisie na listę radców prawnych lub adwokatów).
2. Co najmniej 2 letnie doświadczenie w ciągu ostatnich 5 lat w obsłudze prawnej jednostek sektora finansów publicznych (kopia świadectwa pracy lub zaświadczenie o prowadzeniu obsługi prawnej na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej).
3. Obsługa prawna co najmniej jednego projektu realizowanego w ramach PO KL w przeciągu ostatnich 2 lat (zaświadczenie o prowadzeniu obsługi prawnej od realizatora projektu).
Na stanowisko psychologa:
Wymagane kwalifikacje i doświadczenie:

Wykształcenie wyższe kierunkowe z przygotowaniem pedagogicznym, (kopia dyplomu, kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie przygotowania pedagogicznego).

V. Odrzucenie ofert
Odrzucone zostaną oferty tych oferentów, którzy:
1. Nie spełniają warunków udziału w zapytaniu ofertowym.
2. Nie załączyli wymaganych dokumentów.
3. Załączyli dokumenty przygotowane niezgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu, w tym wzorami.
4. Złożyli oferty niezgodne z wymaganiami określonymi w niniejszym dokumencie.
VI. Kryteria i zasady oceny oferty:
Przy wyborze ofert Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami, przypisując im odpowiednią ilość punktów:

Koordynator projektu:

Kryterium wyboru oferty stanowić będzie cena brutto wykonania przedmiotu zamówienia.

Asystent koordynatora projektu:

Kryterium wyboru oferty stanowić będzie cena brutto (brutto brutto tj. łącznie z kosztami składek ubezpieczenia społecznego wykonawcy w przypadku gdy zamawiający będzie płatnikiem tych składek) wykonania przedmiotu zamówienia.

Obsługa prawna projektu:

Kryterium wyboru oferty stanowić będzie cena brutto (brutto brutto tj.łącznie z kosztami składek ubezpieczenia społecznego wykonawcy w przypadku gdy zamawiający będzie płatnikiem tych składek) wykonania przedmiotu zamówienia.

Psycholog:

Kryterium wyboru oferty stanowić będzie cena brutto (brutto brutto tj.łącznie z kosztami składek ubezpieczenia społecznego wykonawcy w przypadku gdy zamawiający będzie płatnikiem tych składek) wykonania przedmiotu zamówienia.

VII. Dokumenty, które wraz z ofertą musi złożyć każdy składający ofertę na pełnienie obowiązków objętych przedmiotem zamówienia:
1. Wypełniony Formularz zgłoszeniowy - według wzoru formularza stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Podpisane Oświadczenie składającego ofertę - według wzoru formularza stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego.
3. Dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganych kwalifikacji i doświadczenie zawodowego.
4. Oświadczenie o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie oraz o korzystaniu z pełnej zdolności do czynności prawnych - według wzoru formularza stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego.
VIII. Sposób, miejsce, termin złożenia ofert:
1. Kompletne oferty (na formularzu oferty, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego) należy składać w zaklejonej kopercie zawierającej dane adresowe Zamawiającego oraz dopisek:

Zapytanie ofertowe na pełnienie …………………………projektu
„W przyszłość bez obaw”.

Wszystkie dołączone kserokopie wymaganych dokumentów i zaświadczeń muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez składającego ofertę lub osobę upoważnioną do jego reprezentowania.
2. Zapytanie ofertowe umieszczono na stronie internetowej Zamawiającego www.gminalomza.pl/bip/, oraz na stronie internetowej Publicznego Gimnazjum nr 9 im. Rodziny Lutosławskich w Łomży www.pg9.4lomza.pl i na tablicy ogłoszeń w siedzibie PG nr 9 w Łomży.
3. Ofertę w odpowiedzi na otrzymane zapytanie należy składać w siedzibie:
Zarządu Ekonomicznego Szkół Gminy Łomża (sekretariat),
ul. Marii Skłodowskiej- Curie 1a,
18-400 Łomża
do dnia 15 listopada 2012 r. do godziny 9:00.
4. Konsekwencje niewłaściwego opakowania oferty, złożenie jej w niewłaściwym miejscu lub nie dostarczenie jej do miejsca składania ofert w wyznaczonym terminie obciążają składającego ofertę.
5. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
6. Otwarcie ofert nastąpi o godzinie 10:00 w dniu 15 listopada 2012 r. Wybór i ogłoszenie o wyborze ofert w niniejszym postępowaniu ofertowym nastapi w tym samym dniu.
7. W toku badania i oceny oferty Zamawiający może żądać od oferenta wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
8. Wyniki postępowania ofertowego zostaną umieszczone na stronie internetowej Zamawiającego i na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego, a także zostaną przesłane na wskazany adres e-mail do wszystkich uczestników postępowania oraz przesłane pisemnie do Zwycięzcy.
9. Osoba uprawniona do kontaktu z oferentami:
Tomasz Tyszka e-mail: ttyszka@gminalomza.pl faks: (86) 2151239,
IX. Załączniki
Załącznik nr 1 – Formularz oferty
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnianiu warunków art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i 2
Załącznik nr 3 – Oświadczenie o niekaralności za przestępstwa popełnione umyślnie oraz o korzystaniu z pełnej zdolności do czynności prawnych



Łomża, 31 października 2012.